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Freigabeprozesse legen die Arbeitsschritte fest, die zur Prüfung und Freigabe eines Dokumentes erforderlich sind.

Freigabeworkflows sind an die Dokumentenvorlage gebunden und können folgende Schritte enthalten:

•Sonderfall: Sofortige Freigabe: In diesem Fall gibt der Redakteur selbst das Dokument ohne weitere Prüfung frei. Optional danach sind nur noch Benachrichtigungsschritte möglich.

•Prüfung: Prüfungen sind optional. Es können ein oder mehrere Prüfungsschritte definiert werden. Prüfungen können nur VOR der Freigabe erfolgen.

•Freigabe: Innerhalb eines Workflows muss genau ein Freigabeschritt definiert sein.

•Benachrichtigung: Benachrichtigungen sind optional. Sie können einen oder mehrere Benachrichtigungsschritte definieren. Benachrichtigungen erfolgen immer NACH der Freigabe.

Verschiedene Arten von Freigabeworkflows

Art und Anzahl der Prozessschritte können Sie für jeden Freigabeworkflow selbst festlegen:

Typischer Freigabeworkflow mit Prüfung, Freigabe und Benachrichtigung

1.Der Redakteur bearbeitet das Dokument.

2.Danach startet er den Freigabeworkflow und legt das Dokument zur Prüfung und Freigabe vor. Das Dokument erhält dadurch den Status "wartend auf Freigabe".

3.Die Mitglieder der Gruppe für den ersten Schritt im Freigabeworkflow erhalten eine Benachrichtigung mit der Aufforderung zur Prüfung bzw. Freigabe.

4.Ein Mitglied der Gruppe öffnet die anstehende Prüfung / Freigabe und prüft das Dokument. Vor einer Freigabe können mehrere Prüfungsschritte definiert sein.

5.Wenn endlich die Freigabe erteilt wird, erscheint das Dokument sofort nach der Freigabe in den Trefferlisten und Verzeichnissen. Der Status des Dokumentes ist dann "freigegeben".

6.Wenn die Freigabe nicht erteilt wird, muss der Bearbeiter die Ablehnung begründen. Durch die Ablehnung wird der Status des Dokumentes auf "zurückgewiesen" gesetzt und der Freigabevorgang abgebrochen.

7.Der Redakteur wird dann per E-Mail über die Ablehnung informiert. Er kann dann die nötigen Korrekturen vornehmen und das Dokument erneut zur Freigabe vorlegen. dadurch wird ein neuer Freigabeprozess gestartet.
Optional können Sie auch die Option "Zurückweisen ohne Benachrichtigung" wählen, dann Freigabe wird nicht erteilt, der Ersteller des Dokumentes wird darüber NICHT benachrichtigt.
Einsatzgebiet: Der Prüfer hat z.B. einen Tippfehler entdeckt und möchte den selbst schnell beheben (Edit-Rechte vorausgesetzt). Er kann dann die Freigabe abbrechen, den Fehler beheben und das Dok. erneut zur Freigabe vorlegen, ohne dass er auf den Ersteller des Doks warten muss. Die Option muss zuvor bei den Mandanteneinstellungen aktiviert werden.

8.Die Abonnenten des Dokumentes werden automatisch über Änderungen informiert, nachdem die Freigabe erfolgt ist.

Wichtig: Wenn eine Prüfung oder Freigabe NICHT erteilt und das Dokument zurückgewiesen wird, wird nach der Korrektur des Dokumentes der gesamte Freigabeprozess neu gestartet. Bis dahin sind die Infos und Bemerkungen zu den Schritten des abgebrochen Prozesses noch sichtbar. Sobald das korrigierte Dokument erneut zur Freigabe vorgelegt wird, werden die Infos des vorherigen Freigabeprozesses gelöscht.

Detailverarbeitung und Versionierung

Das Hauptdokument, welches über die Bearbeitungsliste der Dokumente aufgerufen wird, dient ausschließlich der Bearbeitung.

Damit es in Ordnern, auf der Website oder im Handbuch aufgerufen werden kann, muss der jeweilige Bearbeitungszustand zunächst freigegeben werden.

Durch das Starten einer neuen Freigabe wird automatisch eine Archivkopie mit neuer Dokumenten-ID erstellt, das so genannte "Freigabe-Dokument". Die ID dieses Dokumentes wird beim Hauptdokument im Feld "Dokument in Freigabe" eingetragen.

Durch die erfolgreiche Freigabe wird der aktuelle Freigabeprozess abgeschlossen und die ID des Freigabe-Dokumentes als "Freigegebenes Dokument" beim Hauptdokument eingetragen. Der Eintrag im Feld "Dokument in Freigabe" wird gelöscht, da die Freigabe abgeschlossen ist. Das PDF für das Hauptdokument wird neu erstellt. Die Nummer des Releases wird um 1 erhöht, die interne Versionsnummer wird auf "0" gesetzt.

Wenn die Freigabe nicht erfolgreich war und abgebrochen wurde, wird beim Hauptdokument der Eintrag im Feld "Dokument in Freigabe" gelöscht. Die durch das Starten der Freigabe erstellte Archivkopie (Hier im Beispiel mit der Version 1/67) bleibt jedoch erhalten und erscheint in der Liste der Versionen.

Wenn Archivkopien zu Backup-Zwecken manuell erstellt werden, wird die interne Versionsnummer jedes Mal um 1 erhöht.

Die Release-Nummer wird durch eine Freigabe automatisch um 1 erhöht. Sie kann auf der Registerkarte "Meta" auch manuell gesetzt werden, z.B. initial bei der Übernahme vorhandener Inhalte nach hyperspace Dimensions

Siehe auch:

•Freigabeprozesse erstellen und bearbeiten