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Loggen Sie sich als hypervisor ein. Dann gehen Sie auf "Admin-Menü>Systemverwaltung>Systemeinstellungen". Suchen Sie in der Liste nach dem Eintrag mit dem Namen "Sicheres Filespace-Verzeichnis". Dann auf "Bearbeiten". Im Feld "Wert der Variablen" ein existierendes Verzeichnis außerhalb des Webserver-Bereiches eintragen (wenn nicht vorhanden, dann erstellen), was ungefähr so auszusehen hat "c:/sec_filespace". Dieses wird in Zukunft als temporäres Verzeichnis für Dateiupload, Import etc. benutzt.
Zum Schluß speichern Sie die Einstellung ab und klicken auf "Applikation initialisieren" unter "Admin-Menü>Systemverwaltung>Wartung".
Jetzt sollte der Dateiupload wieder funktionieren.
Die Größe von Dateien, die hochgeladen werden können, wird durch mehrere Einstellungen begrenzt:
a)bei gehosteten Systemen ist die Größe aller Dateien in einem Uploadvorgang serverseitig auf 500 MB begrenzt. Außerdem ist die maximale Dateigröße einer einzelnen Datei serverseitig auf 500 MB begrenzt.
Tipp: Laden Sie große Dateien einzeln und nacheinander hoch.
b)bei On-Premise Systemen muss ein Administrator beim Webserver und im ColdFusion Administrator entsprechende Einstellungen vornehmen, um große Dateiuploads zu ermöglichen.
c)Darüber hinaus kann ein Mandantenadministrator unter "Admin-Menü>Administration>Mandanteneinstellungen" auf der Registerkarte "Einstellungen" weitere Größenbegrenzungen festlegen.
Eingestellt werden kann:
•Die maximale Anzahl der Dateien in einem Uploadvorgang
•Die maximale Größe einer einzelnen Datei
•Die maximale Größe aller Dateien in in einem Uploadvorgang
Hinweis: Die geänderten Einstellungen werden erst nach dem erneuten Login wirksam.
- Woran liegt das und wo kann man das einstellen?
Ob ein User bei einem Beitrag nur die PDF-DRuckansicht sieht oder die HTML-Ansicht, liegt an der Rolle des Users, genauer: An den Funktions-Rechten der zugehörigen Rolle im Abschnitt "Beiträge":
•HTML anzeigen und drucken
•PDF erzeugen und drucken
Beide Einstellungen können einzeln oder in Kombination ein- oder ausgeschaltet werden.
Die Rollenberechtigungen kann nur ein Administrator ändern.
Dieser Fehler kann mehrere Ursachen haben:
•Das Zielverzeichnis existiert nicht: Der Systemadministrator soll das Batchprogramm "bat_3150_createdirs.cfm" ausführen, es kann i.d.R. über den Menüpunkt "Systemverwaltung - Wartung - Programm aktualisieren"" gestartet werden. Dieser Batch wird unter den diversen Wartungsbatches mit dem Titel "Verzeichnisse aktualisieren" aufgeführt.
•Der User für den anonymen Internetzugriff hat keine ausreichenden Berechtigungen für das Zielverzeichnis: Der Server-Administrator soll die Rechte des Users für den Internetzugriff auf den Serververzeichnissen prüfen und ggf. korrigieren.
Da aus den HTML-Dokumenten PDF-Dateien erstellt werden, dürfen die eingebettetn Bilder nicht zu groß sein. Bei großen Bildern müssen Sie darauf achten, dass die Bidler so skaliert werden, dass sie in die Breite des Dokumentes passen.
Gut bewährt haben sich in der Praxis folgende Werte:
Eingebettete Bilder, die von Text umgeben sind: max. 300 px Breite bzw. max. 8 cm Breite, gerne kleiner.
Eingebettete Bilder, welche die gesamte Breite des Dokumentes benutzen: max. 600 px bzw. 16 cm Breite
Die dargestellte Breite des Bildes hängt von der Skalierung (bei den Bildeigenschaften einstellbar) und der Auflösung der Bilddatei ab (Pixel pro Zoll/cm).
Zu große Bilder führen dazu, dass das gesamte PDF-Dokument verkleinert wird, was sich negativ auf die Darstellung des Inhalts und der Kopf- und Fusszeilen auswirkt.
Deshalb ist es erforderlich, sich die Vorschau des PDFs genau anzusehen!
a) On-Premise-Systeme
Ein Serveradministrator muss hierzu im IIS auf der obersten Ebene den Punkt "MIME-Typ" auswählen und dort die jeweilige Dateiendung ergänzen.
b) von uns gehostete Systeme
Teilen Sie uns mit, bei welchem Dateityp dieses Problem auftritt. Wir werden dann die Einstellungen auf den Servern entsprechend anpassen.
- Woran liegt das?
Aus Gründen der Leistungssteigerung werden die Ordnerstrukturen für Dokumente im Arbeitsspeicher des Server zwischengespeichert. Diese Arbeitskopie wird nicht automatisch aktualisiert, wenn die Ordnerstruktur geändert wird. Um die Änderungen sichtbar zu machen, müssen Sie daher auf den Link "Aktualisieren" oberhalb der Ordnerstruktur klicken.
Dokumente und Beiträge werden automatisch überwacht, sobald die Überwachung mithilfe von Gruppenberechtigungen gesteuert wird. Alle Mitglieder der Gruppe werden dann automatisch bei Änderungen benachrichtigt. Der Benutzer kann eine automatische Überwachung nicht selbst beenden.
Beispiel:
Ein Dokument ist für alle Qualitätsmanagementbeauftragten von Interesse und soll daher bei allen QMBs in der Liste der "Überwachte Dokumente und Beiträge" erscheinen.
Hierzu erstellt man eine Gruppe "QMBs" und weist allen entsprechenden Benutzern eine Mitgliedschaft in dieser Gruppe zu. Danach öffnet man das Dokument zum Bearbeiten und klickt auf [Privilegien], um das Privilegien-Fenster zu öffnen. Dort aktiviert man für die Gruppe "QMBs" die Rechte "lesen" und "benachrichtigen".
Sobald das Dokument das nächste Mal geändert wird, werden dann alle Mitglieder der Gruppe automatisch benachrichtigt.
Die Größe von Dateien, die hochgeladen werden können, wird durch mehrere Einstellungen begrenzt:
a)bei gehosteten Systemen ist die Größe aller Dateien in einem Uploadvorgang serverseitig auf 500 MB begrenzt. Außerdem ist die maximale Dateigröße einer einzelnen Datei serverseitig auf 500 MB begrenzt.
Tipp: Laden Sie große Dateien einzeln und nacheinander hoch.
b)bei On-Premise Systemen muss ein Administrator beim Webserver und im ColdFusion Administrator entsprechende Einstellungen vornehmen, um große Dateiuploads zu ermöglichen.
c)Darüber hinaus kann ein Mandantenadministrator unter "Admin-Menü>Administration>Mandanteneinstellungen" auf der Registerkarte "Einstellungen" weitere Größenbegrenzungen festlegen.
Eingestellt werden kann:
•Die maximale Anzahl der Dateien in einem Uploadvorgang
•Die maximale Größe einer einzelnen Datei
•Die maximale Größe aller Dateien in in einem Uploadvorgang
Hinweis: Die geänderten Einstellungen werden erst nach dem erneuten Login wirksam.
Der Link zu einem Dokument wird bei den Stammdaten des Dokumentes angezeigt.
Er lautet z.B. "index.cfm?fuseaction=docmgr.show&num_obj_id=123456"
Beim Aufruf des Links werden die Berechtigungen des Users berücksichtigt, der den Hyperlink angeklickt hat.
Die neue Option für den sicheren Speicherort wirkt sich nur auf Dokumente aus (Menü: Content-Manager / Dokumenten Manager)
Normalerweise nicht: Wir verhindern ein Auflisten des Verzeichnisinhalts und publizieren keinerlei Links auf die Dateien in diesen Verzeichnissen.
Aber Achtung! Wenn Sie die komplette Internetadresse eines Dokumentes inklusive Domain, erzeichnispfad und Dateiname bei Google eingeben, um zu prüfen, ob die Datei im Suchindex von Google enthalten ist, sorgen Sie selbst dafür, dass Google diese Datei-Adresse verarbeitet, die URL nachverfolgt, die Datei findet und den Inhalt der Datei in den Suchindex aufnimmt!
Wenn Sie also prüfen, ob eine Datei bei Google vorhanden ist, dürfen Sie nur den Dateinamen eingeben (z.B. BF7BEAA4-BA6C-AD3B-AACD920ACC5DE9C3.doc), niemals jedoch die komplette Internetadresse
(z.B. https://test.hyperspace.de/filespace/5EC600D1-B783-FD81-D88784879826FE81/docs/BF7BEAA4-BA6C-AD3B-AACD920ACC5DE9C3.doc)
Der Inhalt des Verzeichnisses „filespace/(…)/docs“ wird sofort in das Verzeichnis „sec_filespace“ auf dem Server verschoben. Außerdem wird die entsprechende Mandanteneinstellung in den Sitzungsvariablen ebenfalls sofort geändert, so dass alle Dokumente, die danach hochgeladen werden, sofort im richtigen Verzeichnis landen. Alle Dokumente können jetzt nur noch angesehen und heruntergeladen werden, wenn man sich vorher in hyperspace eingeloggt hat.