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Einrichten des Freigabeworkflows

1.Freigabeworkflows können ausschließlich für interne und externe Dokumente eingesetzt werden. Hierfür müssen die Module „Wissensmanagement“ bzw. „Dokumentenmanagement“ per Lizenzcode freigeschaltet sein.

2.Ist eines dieser Module installiert, kann der Freigabeworkflow für Ihren Mandanten freigeschaltet werden. Wählen Sie dazu im Admin-Menü „Administration / Einstellungen / Mandanteneinstellungen“. Wechseln Sie zur Registerkarte „Einstellungen“ und dort zum Abschnitt "Content Management". Aktivieren Sie dort das Ankreuzfeld für „Freigabeworkflow im Contentmanagement aktivieren“.
 

Wichtig!
Sie können den Freigabeworkflow nur generell ein- oder ausschalten. Ein Beschränken des Einsatzes nur auf bestimmte Dokumente oder die Nutzung ausschließlich für Beiträge, aber nicht für Dokumente, ist nicht möglich. Sie können jedoch unterschiedliche Workflows für verschiedene Einsatzzwecke definieren.

 

3.Um den Freigabeworkflow nutzen zu können, müssen Sie mindestens eine Benutzergruppe für diesen Zweck einrichten. Legen Sie dazu im Admin-Menü unter „Administration / Rechteverwaltung / Benutzergruppen“ entweder eine neue Benutzergruppe an oder wählen Sie eine vorhandene Gruppe zum Bearbeiten aus. Wechseln Sie zur Registerkarte „Einstellungen“ und aktivieren Sie die Option „Freigabe von Dokumenten und Beiträgen“:
 

 

4.Für Rollen, deren Benutzer Dokumente prüfen und freigeben sollen, müssen Sie in der Rolle das Menürecht "Prüfung & Freigabe" und bei den Funktions-Rechten für "Prüfung & Freigaben" das Recht "bearbeiten" aktivieren:

 

Hinweis: Wenn ein Benutzer die Freigaben aller Benutzer administrieren soll, müssen Sie in der Rolle bei den Funktionsrechten außerdem noch das Recht "administrieren" aktivieren.