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Im Kontaktmanager unter „Werkzeuge“ finden Sie das Icon „Dublettenabgleich“. Damit können Sie doppelte Adressen finden und zusammenführen.

Achtung: Diese Funktion ist neu (Januar-Patch 2022) und befindet sich noch im beta-Stadium. 
Bitte prüfen Sie die zusammengeführten Daten der Hauptadresse, bevor Sie die Dubletten löschen!

 

Wichtig! Der Abgleich erfolgt anhand der E-Mail-Adresse, die beim Adressdatensatz eingetragen ist.

 

Kurzanleitung

Klicken Sie auf das Icon "Dublettenabgleich" auf der Registerkarte "Werkzeuge" im Kontaktmanager.

Dadurch öffnet sich der Assistent für den Dublettenabgleich:

Hier können Sie den Adressbestand filtern anhand von Kategorie, Vertriebsprozess und Ursprung. Wenn Sie keine Filter wählen, wird der gesamte Adressbestand verwendet.

Klicken Sie auf [Weiter], um zur nächsten Registerkarte zu gelangen:

Klicken Sie dort auf den Button [Dubletten finden].

Die gefundenen Dubletten werden als Liste angezeigt:

Die Ausgangsadresse wird in der Liste farbig unterlegt dargestellt, die gefundenen Dubletten direkt darunter auf weißem Hintergrund.

Welche dieser Adressen Sie behalten wollen, müssen Sie anhand der Detailinformationen zur Adresse selbst entscheiden.

 

1.Button zum Abgleich der Dubletten, die betreffende Adresse neben dem Button dient dabei als Zieladresse des Abgleichs, d.h. zu dieser Adresse können die Daten der gefundenen Dubletten verschoben werden.

2.Durch Anklicken des Namens öffnet sich eine Leseansicht mit Detailinformationen zur der Adresse in einem neuen Fenster

 

Dublettenabgleich

Im Dialog zum Dublettenabgelich wird die ausgewählte Hauptadresse (=Zieladresse) oben mit den wichtigsten Infos angezeigt.

Eine Leseansicht mit allen Detailinfos erhalten Sie durch Anklicken des namens der Adresse.

Darunter finden Sie die Liste aller gefundenen Dubletten.

Kreutzen Sie die Dubletten an, deren Daten Sie auf die Hauptadresse kopieren wollen.

Klicken Sie dann den Button [Angekreuzte Adressdaten verschieben].

Sie müssen diesen Vorgang dann noch mal explizit bestätigen:

 

Durch das Verschieben werden alle Kontaktpersonen, Historieneinträge, Dokumente, Verträge, Audits, etc. von der Dublette in die Hauptadresse kopiert.

Hinweis: Historieneinträge, welche die Änderungen an den Daten der Dublette protokolliert haben, werden NICHT in die Hauptadresse kopiert!

 

Anschließend wird die Dublette auf inaktiv gesetzt, bleibt aber erhalten.

Sie können über die Bearbeitungsliste auf die inaktiven Adressen zugreifen, indem Sie im Optionsmenü die entsprechende Option einschalten:

Sie sollten die übertragenen Daten der Hauptadresse und auch die verknüpften Audits, Verträge, Dokumente, etc. prüfen und können dann, wenn alles OK ist, die Dublette löschen.