Sprache

Grundlegende Auswahl der Sprache des aktuellen Dokumentes.

Metadaten sind sprachunabhängig, aber Name, Beschreibung und Editorinhalt sind bei jeder Sprache unterschiedlich.

Tags sind automatisch deutsch und englisch.

Titel

Geben Sie hier den Namen des Dokumentes ein. Der Name darf maximal 250 Stellen lang sein.
Das Feld wird bei der Volltextsuche in der Bearbeitungsliste durchsucht. (Musseingabefeld)

Kurzbeschreibung

Geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Dokumentes ein (maximal 250 Stellen lang).
Das Feld wird bei der Volltextsuche in der Bearbeitungsliste durchsucht. (Musseingabefeld)

Vorlage

Auswahl der Vorlage für die PDF-Darstellung. Die Änderung einer Vorlage wirkt sich erst bei der erneuten Freigabe aus.

Hinweis: Während einer laufenden Freigabe kann die Vorlage nicht geändert werden. Wenn Sie die Vorlage ändern wollen, müssen Sie zuerst die laufende Freigabe abbrechen.

Freigabeprozess

Dieses Feld erscheint nur, wenn bei den Mandanteneinstellungen "Freigabeprozesse" aktiviert sind.

Wählen Sie hier den Freigabeprozess aus, der für dieses Dokument verwendet werden soll.

Hinweis: Während einer laufenden Freigabe kann der Freigabeprozess nicht geändert werden. Wenn Sie den Freigabeprozess ändern wollen, müssen Sie zuerst die laufende Freigabe abbrechen.

Hauptkategorie

Wählen Sie die Kategorie des Dokumentes aus. Sie können - entsprechende Berechtigung vorausgesetzt - auch die vorhandenen Kategorien bearbeiten oder neue hinzufügen.

Mehr Infos dazu siehe: Auswahllisten bearbeiten

Unterkategorie

Wählen Sie die Unterkategorie des Dokumentes aus. Der Inhalt der Auswahlliste ändert sich automatisch wenn eine neue Hauptkategorie ausgewählt wird.

Hinweis: Unterkategorien können ausschließlich über die Anwendung "Auswahllisten" bearbeitet werden. Hierzu sind Admin-Berechtigungen erforderlich.

Tags

Hier legen Sie die Tags für dieses Dokument fest. Geben Sie dazu den gewünschten Tag ein, dadurch öffnet sich eine Auswahlliste der Tags, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen.

Sie können - entsprechende Berechtigung vorausgesetzt - auch neue Tags anlegen.

Tags erscheinen automatisch entweder in deutsch oder englisch.

Dokumentenverteiler

Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie vorher im Administrationsbereich Dokumentenverteiler angelegt haben.

Hier können Sie einen oder mehrere Dokumentenverteiler ankreuzen. Die Gesamtsumme der dadurch erreichten Empfänger wird neben dem Feld zur Info angezeigt.

Die User im Dokumentenverteiler müssen das Dokument nach der Freigabe quittieren.

Gültigkeit

Datumsbereich, in dem das Dokument gültig ist.

Sichtbarkeit

Datumsbereich, in dem das Dokument auf der Website und in Trefferlisten angezeigt wird. Kann vom Gültigkeitsbereich abweichen.

inaktiv

Das Dokument wird nicht mehr angezeigt und auch nicht gefunden

Dokumenten-Push

Wenn das Dokument neu freigegeben wurde, wird es im Dokumenten-Push auf der Persönlichen Startseite angezeigt. Dort erscheinen also nicht alle geänderten Dokumente, sondern nur die, bei denen diese Option aktiviert ist.

Initiale Anzeige

legt fest, ob das Dokument in der Leseansicht initial als PDF oder als HTML angezeigt wird:

Standardeinstellung: Es gilt die Standardeinstellungen des Mandanten

PDF: Das Dokument wird initial als PDF angezeigt. Videos und andere Medien werden nicht dargestellt.

HTML: Das Dokument wird initial als HTML angezeigt. Videos und andere Medien werden dargestellt.

Externe ID

Die Kennung oder Referenz-ID des Dokumentes in externen IT-Systemen bzw. eine automatisch erzeugte ID.

Wenn Sie den Button [Automatische ID] betätigen, erzeugt hyperspace Dimensions eine neue eindeutige Seriennummer anhand von Gültigkeitsdatum, Hauptkategorie und Unterkategorie.

Diese Seriennummer setzt sich zusammen aus dem Kennzeichen der Hauptkategorie, dem Kennzeichen der Unterkategorie und einer fortlaufenden Nummer, die jedes Jahr automatisch wieder mit 1 beginnt.

Für die Verwaltung der automatischen Seriennummern gibt es im Administrationsbereich eine eigene Anwendung.

Release

Die Hauptversion des Dokumentes. Eine Dokumentenversion, z.B. 1.1, 2.0, besteht aus zwei Teilen: der Relase-Nummer (Hauptversion) und der intern hochgezählten Versionsnummer innerhalb einer Hauptversion. Sie können nur das Release eines Dokumentes vorgeben, die Versionsnummer wird automatisch hochgezählt. Bei der Freigabe eines Dokumentes wird das Release um 1 erhöht und die Versionsnummer auf "0" gesetzt.

Freigabe

Eine Freigabe ist erforderlich, wenn das Dokument neu erstellt oder geändert wurde oder eine archivierte Version wiederhergestellt wurde.

Dabei werden Änderungen nicht nur beim Inhalt des Dokumentes, sondern auch bei den Metadaten berücksichtigt. Das Dokument muss dadurch auch dann neu freigegeben werden, wenn Sie z.B. den Titel, Kategorie oder Tags ändern.

Freigabeverfahren ohne Freigabeworkflows:

"[Jetzt Freigeben]" gibt das Dokument frei, es erscheint dann sofort in den Verzeichnissen und Trefferliste.

Mit dem Ankreuzfeld "Keine Benachrichtigung versenden" teilen Sie dem Programm mit, dass Benutzer, die das Dokument abonniert haben, nicht benachrichtigt werden sollen. Auch eine neue Quittierung ist dann nicht erforderlich.

Mit "Jetzt sofort benachrichtigen" wird die Benachrichtigung über Änderung und die Aufforderung zum Quittieren nicht automatisch zeitversetzt versendet, sondern sofort.

Freigabe mit Freigabeworkflows:

Klicken Sie den Button [Freigeben], um den Freigabeworkflow zu starten. Der Button erscheint automatisch, sobald das Dokument geändert wird.

Siehe auch: Freigabeworkflows

[Freigabehistorie]

Dieser Button ist nur sichtbar, wenn Freigabeprozesse eingeschaltet sind:

öffnet die Freigabehistorie bzw. während eines laufenden Freigabeprozesses die aktuelle Prozessmaske, Details siehe unten

Aktuelle Version ersetzen...

Für Administratoren steht eine zusätzliche Funktion zur Verfügung:

"Aktuelle Version mit aktueller Vorlage ohne Freigabe ersetzen." Nach dem Anklicken des Links ist eine Bestätigung erforderlich, bevor die Funktion ausgeführt wird, Die Ausführung wird in den lebenslauf des Dokumentes eingetragen.

Zweck: Mit dieser Funktion kann man das PDF der aktuell freigegebene Version mit der aktuellen Vorlage neu erstellen. Dabei werden die Metadaten und Inhalte der freigegebenen Version verwendet, die Versionsnummer wird nicht hochgezählt und es erfolgt auch keine neue Freigabe. Eine Quittierung ist ebenfalls nicht erforderlich.

Verantwortlich

Wählen Sie den verantwortlichen User für dieses Dokument aus. Er wird bei der Metadaten-Ansicht des Dokumentes mit angezeigt, kann bei Fragen kontaktiert werden und wird benachrichtigt, wenn es neue Kommentare zu diesem Dokument gibt.

Bei neuen Dokumenten wird der Verantwortliche aus der Dokumentenvorlage übernommen. Gibt es in der Dokumentenvorlage keinen Verantwortlichen, wird der aktuelle Benutzer, der das Dokument erstellt hat, als Verantwortlicher eingetragen. Der Verantwortliche kann danach bei Bedarf geändert werden.

Ansprechpartner

Textfeld für die manuelle Eingabe eines Ansprechpartners. Der Inhalt des Textfeldes kann in Kopf- und Fusszeilen und der Zusammenfassung angezeigt werden.

Vorschaubild

Vorschaubild des Dokuments, wird nur in der Mediathek (Website-Ansicht) benutzt. Die Bildgröße sollte 400x400px nicht überschreiten. Wenn das Dokument kein Vorschaubild besitzt, wird ein automatisch erzeugtes Icon benutzt.

Hyperlink

zur Info: Hyperlink für die Anzeige des Dokumentes in der Leseansicht. Beim Aufruf werden die Berechtigungen des aktuellen Benutzers abgefragt.

Erläuterungen

Hier können Sie ausführliche Erläuterungen als formatierten Text eingeben oder aus anderen Anwendungen (z.B. MS Word) einfügen.

Nächste Revision am

Klicken Sie auf den Link "mehr...", um festzulegen, dass das aktuelle Dokument regelmäßig zur Revision vorgelegt wird. %APP% erstellt dann automatisch entsprechende Aufgaben für dieses Dokument.

Historie

Hier wird angezeigt, wer das Objekt angelegt, zuletzt geändert und entsperrt hat. Sie können die dort angezeigten Benutzernamen anklicken, um zur Profilseite des Benutzers zu gelangen.

[Als Archivkopie speichern]

Sie können jederzeit eine Sicherungskopie des aktuellen Bearbeitungszustands erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche [Als Archivkopie speichern] klicken.